Как создать электронный архив компании?

Большинство специалистов единогласно утверждают, что в ближайшем будущем все компании ждет полный переход на электронный документооборот. Когда это случится окончательно — неясно, но уже сейчас многие организации создают электронные архивы. Это связано с тем, что поиск информации и работа с ней в данном случае существенно ускоряется, а оригиналы на бумажных носителях сохраняются намного лучше.

В этой статье мы расскажем о том, как создать электронный архив и организовать хранение данных.

Что такое электронный архив?

Электронный архив представляет собой систему, предназначенную для хранения документов в электронном виде. Как правило, это специально разработанные программы, которые помогают поддерживать структуру архива и легко ориентироваться в нем.

Нередко можно встретить мнение, что любое хранилище цифровых документов — это электронный архив. Это не так. Например, если вы просто скинете на внешний жесткий диск все документы подряд, такую «флешку» нельзя назвать электронным архивом. Им данные становятся только в том случае, если они упорядочены, учтены, описаны, если к ним составлен научно-справочный аппарат. Все, как в обычном архиве, только в электронном формате.

Какие преимущества дает использование электронного архива?

Электронный архив позволяет решить ряд проблем:

• защищает бумаги от утраты (как от потери, так и от повреждения);
• ускоряет работу — вы практически не тратите время на поиск нужного документа;
• с одним документов одновременно может работать несколько сотрудников;
• простая подготовка отчетности.

В будущем, когда компании смогут полностью отказаться от бумажного документооборота, появится еще один плюс — отсутствие необходимости оплачивать помещение для их хранения. Однако пока это преимущество нельзя назвать реально существующим, так как многие данные по-прежнему нужно хранить и в бумажном виде тоже.

Как сделать электронный архив?

По сути схема одна — приобрести право на использование той или иной программы для создания электронного архива, отсканировать и загрузить туда документы в соответствующие разделы.

С этим можно справиться своими силами, но зачастую разумнее и выгоднее обратиться к профессионалам. Например, создание электронного архива входит в архивные услуги компании ПГА. Заказ данной услуги в этой фирме открывает перед вами несколько преимуществ:

• использование лицензированного ПО «Архивное дело Этлас», что позволяет существенно сэкономить по сравнению с приобретением отдельного ПО;
• сканирование документов на качественном оборудовании, которое позволяет добиться максимальной точности изображения;
• создание электронного архива с нуля для компаний любого размера.