GTD С чего начать?

Немного «закрутившись» со своими делами, я опять отошел от основной сути этого метода. «GTD с чего начать?» думал я. И опять все бросил на самотек, разрываясь между различными делами, которые поглощали меня с головой. Как бы там ни было, нужно вовремя остановиться и проанализировать что было сделано «не так». Для этого стоит перечислить некоторые правила, которым нужно следовать при внедрении этой системы. Их я изложу ниже.

Предыдущие статьи из серии:

1. 5 принципов GTD (Getting Things Done) от Дэвида Аллена — обзорная статья, в ней кратко по пунктам излагаются ее основные принципы.
2. Планирование в GTD (Getting Things Done) – пять основных этапов — описание одного из самых сложных процессов метода — планирования.

В этой публикации будут изложены практические советы по внедрению системы GTD (это не так уж и сложно, но все же сопряжено с рядом проблем).

С чего начать: определение времени, места и инструментария

Продуктивность вашей работы и творческий потенциал увеличиваются экспоненциально, когда вы в нужное время думаете о нужных вещах и располагаете инструментарием, позволяющим фиксировать полезные мысли.

Если вы не знаете с чего начать применять методику GTD, то достаньте прямо сейчас чистый лист бумаги и свою любимую ручку и в течение трех минут сосредоточите внимание на самом грандиозном из своих замыслов, то я гарантирую, что вам в голову придет хотя бы одна идея типа: «Ах, да, нужно учесть _____». Когда это случится, зафиксируйте мысли, посетившие вас, на листе бумаги и положите его туда, где вы сможете реально воспользоваться новыми идеями и информацией. Вы ни на йоту не поумнеете по сравнению со своим интеллектуальным уровнем десятью минутами ранее, но в вашей работе и в вашей жизни произойдет сдвиг.

В значительной мере процесс завоевания «черного пояса» по управлению рабочим процессом состоит в овладении искусством использовать нужные инструменты и координировать свои действия таким образом, чтобы автоматически направлять мысли в нужное русло и быстрее настраиваться на работу. Все последующие рекомендации, касающиеся организации места, времени и инструментария, являются надежными методами достижения новых, небывалых результатов.

Если вы действительно хотите свершить кардинальный скачок в области личной организованности, то я советую вам уделить пристальное внимание всем деталям и неукоснительно следовать всем рекомендациям, приведенным ниже. Освоение всей системы GTD в целом принесет более существенные результаты, чем ознакомление с каждой из ее частей по отдельности. Вы обнаружите, что выполнение этой программы позволит сдвинуть с места реальные дела, которые занимают вашу жизнь на данный момент. Мы решим массу задач, ожидающих решения, и сделаем это новыми, эффективными и зачастую неожиданными способами.

Определение необходимого временного промежутка

Я советую вам выделить отрезок времени на инициализацию процесса и подготовку рабочего места с надлежащим пространством, обстановкой и инструментарием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознательное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам захочется сесть и начать обдумывать входную информацию и поставленные задачи.

Посвятите этому процессу два дня, и они окупятся многократно возросшей продуктивностью и спокойствием.

Подготовка рабочего пространства

Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого места. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то,
и другое, можете создать идентичные и даже взаимозаменяемые системы в обоих местах (например лично я использую для этого свой компьютер). Если вы работаете в офисе, то вам все равно понадобится рабочее пространство дома. Не пренебрегайте рабочим местом у себя дома.

Вам нужно функциональное рабочее пространство — дома, на работе и, если возможно, между ними.

Транзитное рабочее место. Если вы много путешествуете по работе или просто ведете мобильный образ жизни, то вам захочется организовать эффективное передвижное рабочее место в миниатюре. Вероятнее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимым отделениями (можно использовать даже блокнот).

Не делите ни с кем рабочее пространство! Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство — или, по крайней мере, собственная корзина «Входящие документы» и место для работы с документами.

Крайне важно иметь собственное рабочее пространство. Вы ведь хотите пользоваться своими системами, а не просто думать о них.

Вы можете работать практически где угодно, если располагаете прозрачной, компактной системой и знаете, как обрабатывать задачи быстро и оперативно. Но вам все равно понадобится «домашняя база», т.е. четко подобранный набор инструментов и достаточное пространство для всех ссылочных и сопутствующих материалов, которые должны быть у вас под рукой, когда вы «осядете».

Подбор необходимых инструментов

Если вы настроены на полномасштабное внедрение методики управления рабочим процессом (GTD), то для начала вам понадобится ряд базовых ресурсов и инструментов. В ходе процесса вы, скорее всего, будете чередовать применение привычного арсенала с оценкой возможностей использования в работе новых инструментов.

Учтите, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Например, о приспособлениях с низкой степенью автоматизации можно сказать следующее: чем полезнее кажется прибор, тем он менее функционален на самом деле.

Основные инструменты обработки информации

Допустим, вы начинаете с самого начала. Кроме места на рабочем столе вам понадобятся:

• Лотки для бумаг (хотя бы три штуки).
• Пачка простой бумаги формата А5.
• Ручка или карандаш.
• Самоклеющиеся листки.
• Скрепки для бумаг.
• Скрепки для переплета.
• Скоросшиватель и скрепки к нему.
• Клейкая лента.
• Ластик.
• Автомат для наклеивания этикеток.
• Папки для бумаг.
• Ежедневник.
• Корзины для мусора.

Я использую для этого свой компьютер: папками у меня являются директории, а листами бумаги — электронные документы; в дороге у меня всегда под рукой мой блокнот, в который я записываю свои заметки или мысли, пришедшие ко мне в дороге или вне дома (прим. ред.).

Ежесекундный сбор, анализ, обработка и упорядочение информации — достаточно серьезная задача; позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой инструменты, позволяющие максимально облегчить эти процессы.

Постарайтесь выбрать удобные именно Вам инструменты, совершенствуйте свой инструментарий.

Когда вы поймете, как обрабатывать рутинные проблемы и какую информацию упорядочивать, ваша задача сведется к составлению и пересмотру списков.

Один из самых лучших фокусов, позволяющих повысить индивидуальную производительность, — это применение организационных инструментов, которыми вам нравится пользоваться.

О значении системы сортировки документов

Если ваша система упорядочения документов не обеспечивает быстрой и эффективной работы и не приносит морального удовлетворения, то весь процесс будет вызывать у вас чувство неприятия.

Простая и функциональная индивидуальная система организации справочных материалов имеет критическое значение в процессе внедрения методики. Система организации материалов, имеющаяся под рукой, — это первое, на что я обращаю внимание перед тем, как начинать координировать рабочий процесс в любом офисе или доме.

Факторы успеха в использовании системы хранения

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных.

Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы, уходит более минуты, то вы будете не сортировать их, а накапливать.

Итоги

Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструментами для внедрения методологии GTD. Что дальше?

Если вы решили посвятить определенное время налаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех остальных проблемах на срок выполнения процедуры.

Если вам нужно срочно кому-то позвонить, поручить важное дело или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. Или решите для себя, когда вы займетесь этим, и поместите напоминание туда, где точно не забудете о нем. Очень важно, чтобы все ваше внимание было сосредоточено на текущей работе.

Вот и все, теперь Вы знаете с чего начать внедрять GTD. Данная статья представляет из себя сокращенный вариант изложенного в книге материала про то, как начать использовать систему GTD. В следующей публикации будут изложены принципы «сбора информации» — не пропустите!

По материалам книги «Как привести дела в порядок (Getting Things Done)»
Автор: Дэвид Аллен